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COCPIT : comment rendre plus efficiente une activite

Par Philippe Lastrayoli

 

Un des enjeux majeurs pour toute organisation ou groupe au sein d’une organisation est d’arriver à générer de la valeur ajoutée (idéalement au niveau le plus élevé possible) par le biais de leurs différentes activités, et ce avec des budgets et ressources le plus souvent, toujours (plus) limités.

Les responsables des organisations sont donc fréquemment amenés à se poser la question de la bonne utilisation desdites ressources, et plus particulièrement des possibles améliorations lorsque les résultats attendus ne sont pas au rendez-vous.

Cette recherche de la bonne adaptation des activités pour arriver à produire les résultats escomptés n’est pas nécessairement une opération simple ou évidente: différentes raisons peuvent l’expliquer, ces raisons pouvant par ailleurs avoir un impact les unes par rapport aux autres.

Face à cette complexité de décodage, Mielabelo, dans le cadre de son activité de soutien des organisations à l’alignement de leurs moyens à leurs enjeux et objectifs, propose une démarche d’analyse des causes et des axes d’amélioration : la méthode COCPIT. 



  


 

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Philippe Lastrayoli

Contrôleur de gestion de formation, spécialiste des problématiques de Gouvernance et d’Alignement des Systèmes d’Information, il rejoint Mielabelo en 2010 après avoir évolué durant de nombreuses années en France sur les thématiques du conseil informatique. Aujourd’hui Business Unit Manager de notre département IT Governance, Philippe aide nos clients à mieux aligner leurs ressources sur leurs objectifs. Dans ce livre blanc, il nous explique la méthode COCPIT, développée au sein de Mielabelo et inspirée des meilleures pratiques, notamment du LEAN management. 

  


 

 

 Une analyse « 360 degrés » des activités

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La méthode COCPIT est une démarche de type « Suffer, Cause & Cure », spécifique à Mielabelo (basée sur l’approche « 5M » fréquemment utilisée en « LEAN management »). 

Elle consiste en une analyse des inefficiences au sein des activés générant la non-atteinte constatée des résultats souhaités, sur base :

  • D’un constat d’une souffrance (non atteinte de résultat et/ou difficulté à le délivrer) ressentie par le métier et/ou par le terrain.
  • D’une analyse multi critères structurée (C-O-C-P-I-T) des causes potentielles qui ont conduit/pourraient conduire à la souffrance. 
  • D’une évaluation de l’importance relative de chacune des causes sur la souffrance  (impact direct ou des causes entre elles).
  • D’une recherche d’initiatives destinées à résoudre des causes principales (guidée par les référentiels et savoirs des consultants Mielabelo).

 

La méthode aborde 6 axes d’analyse :

  1. La Culture : maturité par rapport à l’activité, culture du travail, niveau de délégation, autonomie, éthique, ...
  2. L’Organisation : sa structuration, ses instances, les différents rôles et responsabilités, …
  3. La Capacité à faire (ressources) : niveau de formation/qualification, compétences acquises ou à acquérir, volume des ressources humaines, compétences.
  4. Les Processus et Procédures : les processus de gestion, les procédures en place, les bonnes pratiques, …
  5. L’Information : possibilité d’accéder aux données nécessaires aux activités, indicateurs et mesures, …
  6. La Technologie : les moyens et outils (informatisés ou pas) à disposition.

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Une démarche pragmatique et interactive impliquant les équipes

 

La démarche implique très largement les équipes concernées par les activités analysées dans la recherche des causes et des solutions potentielles, par le biais de rencontres de terrain de type « ateliers ».

En pratique, lors des ateliers, les participants sont amenés à :

  • rechercher ensemble les causes possibles ;
  • voter sur celles qui leur semblent avoir le plus d’impact direct sur le problème ;
  • aider à identifier les impacts croisés entre les différentes causes ;
  • se prononcer sur les initiatives d’améliorations potentielles, en mettant aussi en avant la facilité théorique de mise en œuvre dans le contexte spécifique de l’organisation.

Les bénéfices de la démarche

 

L’analyse est rapide et se concentre sur les points et problèmes identifiés avec les équipes du client. 

A l’issue d’un nombre limité d’ateliers, le client est en possession:

  • D’une cartographie des problèmes relatifs à son activité ;
  • D’une liste d’initiatives d’améliorations priorisées (avec consensus de la part des équipes) ;
  • D’une roadmap et de conseils pour l’implémentation des actions correspondantes.

La démarche permet par ailleurs de créer, de facto, une dynamique positive où les personnes sont rencontrées, écoutées et sollicitées pour améliorer une situation reconnue comme problématique.

 

Elle constitue à ce titre en soi une méthode d’amélioration continue, directement issue d’une approche de style « Cycle de Deming » (Plan Do Check Act).

Last modified on Thursday, 15 October 2015 04:23

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