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La protection des données dans les établissements scolaires

By | Conformité, Direction Exploitation, Direction Générale, Gestion de projets, Info Sec, IT, Public/Institutions, Sécurité de l'information

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    Depuis 2018, Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel impose à toutes les organisations une mise en conformité sous peine d’amendes.  Au-delà de la sanction financière, la non-conformité RGPD expose aujourd’hui les contrevenants à un risque non-négligeable de perte de réputation vis-à-vis de leurs partenaires et de leurs clients.

    Cette mise en conformité s’applique à toutes les formes d’organisations, sans restriction de taille ou de secteur.  Pour autant elles  ne partagent pas toutes les mêmes réalités face à cet enjeu.  Certaines sont plus rodées à ce type de problématique, elles disposent des ressources internes et externes nécessaires et leur culture d’entreprise leur offre l’agilité pour réagir rapidement.  Bon nombre d’autres acteurs économiques, même s’ils sont de gros consommateurs de données à caractère personnel, n’ont pas encore pu entamer ou terminer leur trajet de mise en conformité.

    Parmi ceux-ci les établissements scolaires constituent un secteur qui mérite une attention toute particulière. 

    De nombreuses données à caractère personnel y circulent sans que ces organisations ne disposent du temps, des budgets et des ressources techniques pour réaliser leur mise en conformité.  Pourtant, dans ce secteur encore plus qu’ailleurs, le risque de perte de réputation serait extrêmement préjudiciable.

    Pour réussir la mise en conformité RGDP des établissements scolaires, Mielabelo tient compte de leurs réalités de terrain !

    En quelques mois, l’établissement peut faire face à un contrôle éventuel de l’Autorité de Protection des Données, tout en poursuivant son plan de mise en conformité. 

    Les experts Mielabelo accompagnent l’école dans le temps pour la mise en place du plan et le suivi annuel de la réglementation.

    1. Ne pas surcharger les structures scolaires avec un projet supplémentaire

    En réalisant directement les tâches techniques majeures, Mielabelo soulage les collaborateurs scolaires d’une charge de travail qu’ils ne pourraient pas absorber sans mettre en péril leur fonction de base.

    2. Limiter le budget de mise en conformité en mutualisant les coûts

    Au travers d’ateliers collectifs, regroupant plusieurs établissements scolaires, Mielabelo réduit la charge financière du projet.

    3. Assurer le rôle de Délégué à la Protection des Données (DPD) imposé par la loi.

    Toutes les organisations doivent renseigner leur Délégué à la Protection des Données, un expert certifié qui doit à la fois disposer de la connaissance technique et des ressources pour jouer pleinement le rôle que lui impose l’autorité de contrôle (APD).  En détachant un de ses experts internes, Mielabelo offre aux établissements scolaires la solution d’un DPD externe.

    Pour accompagner les écoles face au RGPD, Mielabelo propose des formules d’abonnement spécifiques.

    Découvrez plus de détails sur ce programme d’accompagnement en consultant notre brochure.

    Enfin une plateforme centrale de gestion des conformités !

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    Compliance
    Comment automatiser vos mises en conformité actuelles et futures ?

    L’inflation normative et législative ne connaîtra pas de ralentissement dans le futur, bien au contraire.  Face à la multiplication des règlementations sectorielles, locales ou internationales (ISO27001, SOX, RGPD, …), les organisations n’ont d’autre choix que d’automatiser leur mise en conformité.

    Les outils classiques n’offrent pas toujours de réponses adaptées à cette problématique en termes de convivialité, visualisation et agilité.  Face aux enjeux actuels et futurs de la conformité, les entreprises ont besoin d’un support moderne leur permettant à la fois de :

    1. Visualiser clairement la progression de votre projet en temps réel
    2. Piloter l’avancement par l’assignation des tâches dans un calendrier
    3. Automatiser et intégrer tout nouveau référentiel de conformité

    L’exemple spécifique du RGPD

    L’arrivée récente des obligations légales du RGPD constitue un bon exemple de ces obstacles.  Depuis 2017, Mielabelo a accompagné plus d’une centaine d’organisations, publiques et privées, dans leur trajet RGPD.  Ces missions nous ont permis d’analyser les points de blocage de nos clients et, parmi eux, de souligner le besoin criant d’un outil de visualisation et de pilotage adapté aux réalités actuelles.

    La mise en conformité RGPD poursuit deux objectifs, internes et externes.

    Objectifs internes

    • Connaître et maîtriser les flux de traitement de données à caractère personnel.
    • Identifier les zones de risque.
    • Prendre les actions et les mesures nécessaires à la mise en conformité.

    Objectifs externes

    • Etendre l’analyse et la mise en conformité de ces traitements en dehors de votre structure (site internet, sous-traitants, fournisseurs, ..).
    • Permettre la réponse aux demandes d’accès légitimes ainsi que la gestion des violations (plaintes)
    • Se préparer aux audits et contrôles des autorités de protection des données.

    La mise en conformité RGPD d’une organisation est un projet d’ensemble.  Elle implique tous les départements et les collaborateurs d’une structure dans de multiples dimensions (juridiques, techniques, administratives).

    Son pilotage dans la durée n’est pas chose aisée.  Au bout de quelques mois, les responsables du projet ont beaucoup de peine à disposer d’une vue claire sur l’état d’avancement et sur les prochaines étapes à franchir.

    La solution Smart Global Governance (SGG)
    Un seul outil pour visualiser et piloter vos mises en conformité en temps réel.

    Pour permettre à ses clients de gérer au mieux leurs mises en conformité,  Mielabelo a retenu la solution partenaire Smart Global Governance (SGG).

    Un outil de visualisation

    • Smart Global Governance (SGG) permet de cartographier facilement et rapidement les flux, les risques et les outils internes et externes impliqués.

    Un outil de gestion

    • Gestion de projet : SGG permet d’assigner actions, tâches, responsables et échéances dans la mise en conformité.
    • Gestion des personnes : SGG permet d’avertir en temps réel les intervenants concernés par une déficience de traitement et de leur communiquer les actions correctives.

    En savoir plus sur Smart Global Governance ? Planifions une démonstration

    Les avantages d’une gestion de projet dédiée

    Pour un abonnement annuel de 2.100 €/entité, votre organisation peut :

    • DEVENIR AUTONOME : implémenter une solution de pilotage 100% autonome de votre trajet RGPD
    • EMBARQUER LE PASSE : importer vos outils de suivi existants
    • GERER LE FUTUR : bénéficier d’une veille légale automatisée intégrée qui vous avertira des changements législatifs dans le temps.

    RGPD « 2.0 », l’histoire continue !

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    RGPD / Comment une réglementation fondatrice s’est-elle muée en rupture culturelle ?

     

    Pour beaucoup d’entre nous, 2018 restera comme une année charnière en matière de protection des données à caractère personnel.  Le battage médiatique fut tel qu’aujourd’hui nul n’ignore plus l’entrée en vigueur du désormais célèbre Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), un outil législatif européen qui a induit une double prise de conscience.

    La double prise de conscience liée au RGPD

    1. Les impacts organisationnels du RGPD : la prise de conscience par les organisations de l’ampleur insoupçonnée des contraintes et des sanctions liées au traitement des données de citoyens européens

    La mise en application du RGPD, en mai 2018, constitua un événement majeur pour tous les acteurs du monde économique belge.  Mais pourquoi le RGPD, un règlement qui confirme en grande partie une législation déjà existante, a t’il eu un impact aussi important dans les organisations ?

    La crainte des lourdes sanctions financières réservées aux contrevenants ne fut sans doute pas étrangère à la prise de conscience qui s’est rapidement installée autour du RGPD.  Le législateur avait bien fait les choses et les montants évoqués (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial) avaient de quoi capter l’attention des managers les plus distraits. Depuis de grands acteurs privés ont senti passer le souffle des premiers boulets (1) mais la perspective d’amendes exorbitantes a peu à peu cédé sa place dans l’inconscient collectif à un autre péril, bien plus dommageable….

    (1) : C’est notamment le cas en France où la CNIL a sanctionné Google de plusieurs dizaines de millions d’euros, une somme importante mais qui en regard d’un CA annuel de 77 milliards de dollars reste bien dérisoire.

    Quand la perte de réputation devient la véritable sanction…

    Alors qu’entretemps les entreprises publiques (et leurs mandataires) se sont vues exonérées des sanctions administratives (…), les sociétés cotées en bourse ont compris l’impact potentiel gigantesque d’une utilisation abusive des données à caractère personnel sur le cours de leurs actions.  Ainsi, lors du scandale Cambridge Analytica, où Facebook fut accusé de revendre les données de ses utilisateurs, le réseau social fit le deuil de 60 milliards de dollars de capitalisation boursière et Mark Zuckerberg de 9 milliards de sa fortune personnelle.  Depuis lors, il ne se passe pas un mois sans qu’un sujet lié à un usage abusif de données personnelles ne se glisse à la une des journaux !

    Mais les dommages collatéraux de ces mauvaises pratiques ne se limitent pas au seul cours de bourse.  Car si ces pratiques effraient les investisseurs, elles font également fuir clients, collaborateurs et partenaires en écornant durablement l’image de marque des délinquants.  Au final, entre les chutes boursières et les investissements dans des campagnes de reconquête de notoriété, l’addition est lourde pour les contrevenants !  Bon nombre d’organisations publiques ou privées, petites ou grandes, réalisent aujourd’hui que le risque d’atteinte à leur réputation est devenu réel et non-négligeable mais comprennent-elles toujours l’ampleur du mouvement qui s’est engagé ?

    Quand la protection des données à caractère personnel devient un défi stratégique.

    Ces scandales, procès et sanctions financières ne sont en effet que la partie émergée d’un iceberg qui s’enfonce plus profondément dans la conscience collective de notre société. La politique de protection des données personnelles mise en place par une organisation n’est plus une obligation légale mais un critère d’appréciation de ses valeurs, de son éthique et de sa probité ! Bientôt, elle constituera pour chacun d’entre nous un moyen d’estimer une entreprise avec laquelle nous établissons des relations et de poser des choix relatifs à notre consommation, tout comme nous le faisons aujourd’hui avec les critères environnementaux et sociétaux.

    Menace ou opportunité stratégique ?

    Dans le monde économique moderne, il est devenu impensable de mettre en œuvre de nouveaux services en ligne, publics ou privés, sans prendre en compte ce changement de paradigme essentiel. Un service de qualité passe donc aussi par la prise en compte de ces paramètres de protection des données dès les premières étapes de la conception. Nous sommes à l’aube d’une lame de fond qui permettra aux audacieux qui l’auront anticipée d’en tirer profit en se positionnant avantageusement et qui plongera les négligents dans les abîmes de la perte de crédibilité.

    « Le RGPD constitue donc une chance unique,
    pour chaque acteur économique, de réaffirmer ses valeurs,
    de se différencier et de revenir à ses fondamentaux »

    2. Les impacts culturels du RGPD : la prise de conscience par les individus de la valeur (financière, morale, …) de leurs données à caractère personnel

    Excité par les média qui ont mis en lumière le RGPD, le citoyen lambda n’est plus un oiseau pour le chat. Il comprend que la majorité des services offerts gratuitement en ligne ont fait de ses données un business très lucratif. Et comme le dit l’adage : « si c’est gratuit, c’est que c’est vous le produit ! ».

    Un changement fondamental des réflexes et des comportements du grand public

    Cette prise de conscience induit dans le grand public une hyper vigilance qui confine peu à peu à la méfiance.  En ligne ou en live, le citoyen n’est plus aussi enclin à divulguer ses informations personnelles.  Aujourd’hui on réfléchit avant de s’inscrire à la newsletter d’un portail internet ou de noter son adresse au dos de la carte de fidélité d’un fleuriste, de peur de voir partir nos informations dans les limbes opaques d’un traitement des données que nous ne maîtrisons pas.  Certains redoutent même l’intensification de la surveillance systématique et la génération de revenus à leur insu.

    Les convoitises dont font l’objet les données à caractère personnel doivent être balancées par les droits légitimes des personnes concernées.  C’est pour cette raison que fleurissent aujourd’hui des solutions différentes (Qwant, DuckDuckGo, …), n’hésitant pas à mettre en avant leur caractère protecteur des données personnelles et à en faire un véritable « argument de vente ».

    Protéger les données sans tuer le commerce

    Le RGPD conscientise le client sur ses droits mais il limite également l’arsenal marketing/commercial des entreprises.  Si chacun se réjouira de la diminution sensible du nombre de spams dans sa boîte mail, les directeurs marketing se voient quant à eux contraints dans leur catalogue d’actions.  A ce titre, on soulignera, non sans sourire, la différence fondamentale de vision entre européens (protection de la vie privée) et américains (protection du commerce et de l’esprit d’entreprise).  De quel coté de l’Atlantique que l’on se place, le débat est loin d’être manichéen et le législateur devra réguler dans la durée pour protéger le citoyen mais aussi pour ne pas (trop) entraver le commerce légitime.

     « Entretemps le RGPD donnera aux entreprises l’occasion
    de se recentrer sur « l’intérêt légitime » de leurs démarches
    et de revalider les fondements de leur prospection ».

    Comment réussir la mutation de son organisation et transformer le RGPD en avantage compétitif de protection des données ?

    Mielabelo est impliqué dans une multitude de projets liés à la protection des données à caractère personnel, dans le secteur public ou privé.  Cette position centrale lui permet d’observer les évolutions du marché et d’anticiper les opportunités et les menaces.

    Les choses bougent !

    Du comité de direction à la machine à café, la protection des données à caractère personnel se fraye un chemin dans toutes les strates et toutes les conversations.  Les structures les plus agiles ont identifié cet enjeu stratégique et l’intègre déjà dans leur organisation interne et leurs processus pendant que les autres acteurs se conscientisent peu à peu à cette nouvelle réalité.  Mais à l’exception de grandes organisations privées qui disposaient déjà d’une culture de la conformité et pour lesquelles le RGPD n’était qu’une obligation supplémentaire, peu de structures ont assimilé les changements fondamentaux dont le RGPD n’est que le sommet émergé.

    4 types de comportements se distinguent au sein des organisations :

    1. LES « VICTIMES »
      Des acteurs en manque de compréhension de l’étendue et de la portée du RGPD, qui perçoivent la mise en conformité comme un fardeau.
    2. LES « PASSIFS »
      Des acteurs sans plan de marche clair et structuré qui n’entameront des démarches qu’en réaction à une éventuelle contravention.
    3. LES « PRAGMATIQUES »
      Des acteurs qui ont entamé un projet de mise en conformité, qui sont confrontés à des problèmes d’interprétation des lois et qui réalisent que le RGPD n’est pas qu’un problème réglementaire, mais aussi informatique, process, organisationnel, …
    4. LES « VISIONNAIRES »
      Des acteurs qui ont compris que la mise en conformité n’était pas qu’un projet mais bien un processus continu, qui nécessite des ressources à long-terme, un engagement concret du management et une profonde mutation de la culture interne. Ces visionnaires font « vivre » la protection des données à caractère personnel bien au-delà de la simple application de la réglementation.  En faisant du respect des données une valeur et une culture d’entreprise,  ils ont compris que ce défi stratégique consiste avant tout en une modification des comportements humains et à la mise en œuvre de réflexes simples, efficaces et transverses.

    Devenir un « visionnaire »

    Quand les « victimes » se focaliseront sur le ‘QUOI’ (registre d’activités de traitement et l’identification des bases légales, la nomination d’un Délégué à la Protection des Données, la formalisation des politiques et procédures nécessaires, les mesures de sécurité et de protection des données, …), les « visionnaires » s’attacheront au ‘COMMENT’:

    Visionnaire dans la gestion des personnes

    • Choisir son DPO (Délégué à la Protection des Données) en fonction de quatre critères objectifs : son indépendance, sa formation, sa certification et sa motivation.
    • Impliquer le management : créer un Comité de Sécurité et de Protection des Données doté d’un véritable pouvoir de décision et rassemblant du personnel d’un niveau hiérarchique suffisant.

    Visionnaire dans les procédures et processus

    • Favoriser l’amélioration continue en débutant par établir un véritable état des lieux et un référentiel permettant la mesure de la progression de l’organisation dans le temps.
    • Privilégier une approche collaborative et engageante : utiliser des taskforces multidisciplinaires qui impliquent tous les acteurs et créent le changement culturel.
    • Travailler en amont : intégrer la protection des données au sein des processus clé de l’organisation et notamment avant de procéder à la mise en œuvre des nouvelles activités de traitement.
    • Aligner les mesures de protection sur les risques réels en matière de sécurité de l’information (éviter la surprotection/le surinvestissement ou à l’inverse la sous-protection/le sous-investissement).
    • Documenter les choix posés pour justifier les interprétations du texte légal en cas de contrôle

    Visionnaire dans les outils

    • Instaurer un programme pluriannuel structuré permettant à tous les acteurs impliqués de disposer des outils pour appliquer concrètement les bonnes pratiques dans leur travail quotidien.
    • Créer une démarche continue : disposer des outils nécessaires pour maintenir et mettre à jour la base documentaire de conformité sur la durée.

    Pour ces raisons, bon nombre d’organisations envisagent aujourd’hui la mise en place d’un système de gestion ISO27001 comme soutien pérenne et durable de ce processus de mise en conformité.


    Conclusions

    Comme pour tout texte légal, bien des articles du RGPD doivent être correctement interprétés et chaque organisation peut, en documentant ses décisions, justifier les choix qu’elle fait en fonction de ses spécificités propres. Il n’y a donc pas une seule façon de mettre en œuvre la protection des données à caractère personnel, mais bien autant de solutions que d’organisations !

    Pour réussir la mutation de son organisation et transformer le RGPD en avantage compétitif de protection des données, il est fondamental de prendre du recul et d’appréhender les choses sous l’angle le plus large possible. 

    Les données à caractère personnel interviennent dans pratiquement tous les processus de l’organisation.  S’interroger sur la protection de ces données permet de remonter toute une série d’opportunités d’amélioration au niveau structurel.  Plus complexe qu’une simple ‘checklist’ dont les cases sont à cocher, cette mise en conformité ‘2.0’ s’avère :

    • Un chemin plus long car il s’agit d’un processus continu, gérant la problématique de conformité sur la durée et non un projet avec un début et une fin.
    • Un chemin plus large car les implications du RGPD touchent TOUS les services (IT, RH, …), impliquent de nombreux acteurs (juristes, informaticiens, sécurité de l’information, gestion des risques, ressources humaines, achats, …) et ne s’arrêtent pas aux frontières de l’Europe.
    • Un chemin plus profond car les réflexes attendus doivent s’intégrer dans une mutation forte de la culture interne.
    • Un chemin plus radieux car bien au-delà de son image coercitive, le RGPD constitue pour chaque acteur économique une occasion unique de se poser les bonnes questions, de revenir à ses fondamentaux et d’induire les changements qui lui permettront de mieux (ré)affirmer sa différence compétitive.

    Le CHR Liège pourrait devenir le premier hôpital francophone à obtenir la certification ISO 27001

    By | Alignement, Conformité, Direction Générale, Gestion de projets, Gouvernance, Hospitalier, Info Sec, IT, Performance, Qualité, Quartiers Opératoires, Sécurité de l'information | No Comments

    Contexte

    Le CHR Liège, une ville dans la ville
    Le CHR Liège est des acteurs majeurs de la santé en Province de Liège mais aussi un de ses principaux employeurs avec quelques 3.530 collaborateurs et plus de 490 médecins.  Chaque année, il accueille 600.000 patients grâce à ses 897 lits agréés et ses 140.000m2 d’installations réparties sur 3 sites (Citadelle, Sainte-Rosalie, Château Rouge).

    Un SMART hôpital dans une SMART city
    Depuis plusieurs années, le CHR Citadelle poursuit une politique d’amélioration et d‘excellence de ses services et mène, entre autres, plusieurs projets au niveau de :

    • La qualité des soins
      Démarche d’obtention de la prestigieuse accréditation JCI.
      NB. La Joint Commission International- JCI est une organisation américaine réputée qui fixe un grand nombre de normes internationales en matière de qualité des soins et de sécurité du patient et certifie les plus grands hôpitaux.
    • La qualité et protection de l’information
      • Mise en conformité RGPD/GPDR : protection des données à caractère personnel
      • Mise en conformité par rapport à la directive européenne NIS (cybersécurité des infrastructures critiques).
      • Certification ISO 27001 : sécurité des systèmes informatiques

    Solutions.

    Pour quelles raisons Mielabelo a-t-il remporté l’appel d’offres qui pourrait faire du CHR Liège le premier hôpital francophone à disposer de la certification ISO 27001 ?

    Réaliser une mission de cette envergure est un premier challenge, la réussir en est un autre.
    Ce succès repose tout autant sur la qualité́ des experts en place que sur la capacité de l’organisation à anticiper et à accompagner le changement.  Grâce à sa connaissance du référentiel ISO 27001, Mielabelo accompagne ainsi le CHR Liège dans sa gestion du changement et lui permet de maximiser la contribution du projet à ses objectifs stratégiques grâce à 5 leviers :

    1. Un véritable accompagnement opérationnel
      Une flexibilité d’accompagnement sur le terrain qui suivra l’hôpital et ses équipes pas à pas jusqu’à l’obtention de la certification en décembre 2019
    2. Des méthodes agiles
      Mielabelo propose un référentiel de mise en place ISO 27001 qui intègre la maturité du client et se déploie en fonction de ses ressources réelles et non théoriques.
    3. Une connaissance pratique et pragmatique du secteur de la santé
      Engagé depuis de nombreuses années dans le secteur de la santé et de la sécurité de l’information, Mielabelo connaît les écueils de ce type de mission ainsi que les actions concrètes à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs et tenir les délais.
    4. Un programme de formations internes
      Au travers de son centre de formation Campus Mielabelo, Mielabelo a la capacité interne de former les collaborateurs du CHR et de leur apporter les certifications PECB ISO 27001/5 nécessaires.
    5. Une capacité à gérer le changement culturel
      Souvent sous-estimée, l’évolution de la culture d’entreprise joue un rôle prépondérant dans la réussite des projets stratégiques. Pour y parvenir, Mielabelo assure l’implication des collaborateurs au travers de campagnes de sensibilisation aux enjeux liés à la sécurité de l’information

    Résultats

    En accompagnant de manière opérationnelle la certification ISO 27001 du CHR Liège, Mielabelo contribue à la transformation globale vers une « médecine 2.0 » qui mise sur les technologies du futur pour mieux soigner ses patients tout en protégeant leurs données.

    Depuis le démarrage de la mission ISO27001, le CHR Liège a déjà obtenu une reconnaissance de la qualité du travail sous forme de récompenses.

    Au concours « PUBLICA AWARDS 2018 » organisé par la société EBP récompensant les meilleurs projets publics de l’année, le CHR Liège a obtenu deux récompenses qui sont publiées sur le site du « PUBLICA AWARD 2018 »:

    • Publica Awards « Sécurité » – médaille de Bronze
      ISO27001 au CHR Liège – Centre Hospitalier Régional de la Citadelle
    • Publica Awards « Bonne Gouvernance » – médaille de Bronze
      ISO27001 au CHR Liège – CHR Liège

    CAMPUS MIELABELO unique partenaire PECB Platinium en Belgique

    By | Banque/Assurance, Chimie, Conformité, Direction commerciale, Direction Exploitation, Direction Générale, Gestion de projets, Hospitalier, Industrie, Info Sec, IT, Logistique, Pharmaceutique, Production, Public/Institutions, Qualité, Quartiers Opératoires, Sécurité de l'information, Transports Publics

    De plus en plus d’experts du secteur connaissent aujourd’hui PECB (Professional Evaluation and Certification Board – www.pecb.com).

    En une dizaine d’années, cet organisme mondial est en effet devenu quasi- incontournable en matière de formation et de certification des personnes pour un large éventail de normes internationales (ex. ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 20000, ISO 22301,ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27005, OHSAS 18001, ISO 22000, ISO 26000 et ISO 28000).  Internationalement reconnu, PECB a gagné une solide réputation d’intégrité, de respect des valeurs et des meilleures pratiques en fournissant cette assurance sur base d’exigences de compétences rigoureuses et internationalement reconnues.

    PECB offre une expertise et des certifications dans les domaines comme la sécurité de l’information ou l’IT mais aussi en Business Continuity, Service Management, Quality Management Systems, Risk & Management, Health, Safety et Environnement.

     

    Campus Mielabelo, UNIQUE PARTENAIRE PECB PLATINIUM EN BELGIQUE ! 

    Depuis sa création, Campus Mielabelo est un partenaire actif de PECB, dispensant de nombreuses formations certifiantes du groupe d’origine canadienne à travers le pays. Aujourd’hui il voit ses efforts récompensés et reçoit la distinction suprême en devenant le seul partenaire Platinium du PECB en Belgique.

     

    « Depuis de nombreuses années, nous sentions une demande et un besoin grandissants en termes de formation, c’est pourquoi nous avons créé Campus Mielabelo début 2013.  Aujourd’hui les évolutions culturelles, technologiques ou réglementaires des marchés accélèrent ces besoins.  Nous n’en voudrons pour preuve que le boom des certifications autour du RGPD (Règlement général de protection des données) auxquelles nous avons à faire face depuis près d’un an.  Que ce soit en IT ou dans d’autres domaines, la plupart de nos clients et de nos experts internes profitent de formations régulières pour maintenir leur qualité de travail dans un monde économique en constante mutation. Avec PECB nous disposons d’une large palette de formations mais surtout de certifications internationalement reconnues ».  Campus Mielabelo.

     

    De nouvelles solutions « tout-en-un » en RGPD ou ISO27001

    Les feedbacks des formations dispensées entre les deux partenaires permettent une amélioration continue des cours PECB et un contenu sans cesse plus adapté aux besoins nationaux, comme par exemple le RGPD.

    L’extension du partenariat avec PECB permet en effet aujourd’hui à Mielabelo d’offrir des packages mêlant Conseil/Accompagnement/Formations dans le cadre de projets de mise en conformité RGPD ou ISO27001 et de répondre ainsi à la demande croissante du marché avec un produit simple et circonscrit.

    Risque et conformité IT dans l’industrie pharmaceutique

    By | Conformité, IT, Pharmaceutique, Qualité/Validation

    Contexte.

    Comme dans beaucoup d’autres industries, les sociétés pharmaceutiques sont rapidement obligées de se doter d’un département IT afin de soutenir leur croissance et leur pérennité.

    Comme toute activité dans cette industrie, l’informatique n’échappe cependant pas aux nombreuses réglementations en vigueur pour assurer la conformité des produits mis sur le marché. Il est donc courant que le département IT se dote à son tour d’un service « risque et conformité » dont la mission est d’assurer l’alignement entre les pratiques IT et les exigences réglementaires.

     

    Solutions

    C’est dans ce contexte que Mielabelo a réalisé de nombreuses missions « risque et conformité IT » pour le compte de clients du secteur pharmaceutique.

    Les systèmes d’ERP étant en charge de la plupart des processus, ces missions consistaient, notamment, en la validation, par la méthode du cycle en V, de modules d’ERP, dont principalement SAP.

    Quelques exemples.

    • Validation d’un module SAP permettant l’ouverture et le suivi de déviations dans le cas d’occurrence d’évènements non planifiés suite à une demande des autorités américaines de la FDA.
    • Validation d’un système de gestion des échantillons, ceci afin de garantir leur traçabilité tout au long de la chaîne de production, de test et de libération de lots.
    • Mise en place d’un outil permettant la gestion des paramètres de qualité et de performance.

    Concrètement, durant ces missions, les consultants Mielabelo ont été amenés à revoir des documents définissant les besoins et les demandes des utilisateurs d’ERP, les réponses techniques apportées à ces demandes et les tests évaluant l’efficacité de ces réponses. Ils étaient également responsables de la rédaction de tous les plans et rapports liés au projet d’implémentation, ainsi que de la rencontre avec les clients pour le bon avancement des projets.

    Cinq raisons de lancer un projet de certification ISO27001

    By | Alignement, Banque/Assurance, Chimie, Conformité, Direction Générale, Hospitalier, Industrie, Info Sec, IT, Pharmaceutique, Public/Institutions, Sécurité de l'information, Transports Publics | No Comments

    Contexte.

    La norme ISO27001 s’est imposée depuis plusieurs années comme LA référence en matière de sécurité de l’information. Cette norme, ainsi que les différents documents qui l’accompagnent (ISO27002, ISO27005, etc.), permet de structurer les efforts en matière de sécurité de l’information, en instaurant la primauté de la gestion de risques dans la réflexion liée à la sélection de mesures de sécurité.

    Quels sont les avantages concrets de la mise en œuvre d’un système de management de la sécurité de l’information (SMSI) ‘estampillé’ 27001 ?

    1. Se différencier et créer un avantage compétitif
      Dans le contexte d’un marché où peu de concurrents ont fait l’effort d’investir dans ce type de certification, le précieux sésame peut rapidement se transformer en une arme commerciale redoutable. Bien utilisé, l’argument aidera à marquer la différence avec les concurrents.
    2. Gérer ses risques de manière systématique et inspirer la confiance chez ses partenaires
      L’obtention d’une certification peut constituer un signal d’engagement vers les différentes parties prenantes. La certification ISO 27001 d’une organisation délivre un message fort en direction de ses partenaires, qu’ils soient clients, employés, citoyens ou fournisseurs et contribue ainsi à créer une relation de confiance. Elle démontre :

      • que l’organisation a mis en place des processus efficaces de gestion de la sécurité de l’information
      • que la direction considère la sécurité de l’information comme une thématique importante à laquelle des moyens humains et financiers sont alloués.
    1. Répondre à un besoin ou une exigence de vos clients
      De nos jours, la sécurité de l’information et la protection des données à caractère personnel est devenue un sujet d’actualité. Clients et partenaires peuvent dès lors raisonnablement s’inquiéter du traitement réservé aux informations confiées à leurs prestataires et même, les obliger à adapter leurs procédures. La certification ISO27001 pourrait ainsi se généraliser dans le panel des exigences des acheteurs publics ou privés.
    1. Réduire les coûts de gestion de la sécurité
      La norme ISO27001 instaure le rôle central de la gestion des risques dans l’exercice de sélection des mesures de sécurité. Gérer ses risques de sécurité, c’est tout d’abord les identifier, les évaluer de manière répétable et répétée, décider du traitement à y apporter et sélectionner des mesures de sécurité en adéquation avec l’ampleur des risques identifiés. De par sa structure et les réflexes qu’elle promeut, la norme ISO27001 aide à sécuriser de manière raisonnable et raisonnée les informations et à ne pas surinvestir inutilement dans la protection des données.
    1. Assurer la conformité
      Règlement Général de Protection des Données, normes d’industrie telles que PCI-DSS ou SOX, lois et règlementations (inter)nationales en vigueur… autant d’éléments à prendre en compte pour lesquels une mise en œuvre ciblée d’un SMSI 27001 pourrait permettre d’obtenir une conformité et d’éviter toute amende ou sanction éventuelle.

     

    Solutions

    Sur le terrain, les consultants de Mielabelo ont notamment la charge de :

    • Implémentation et maintien d’un système de management de la sécurité de l’information ISO 27001
    • Analyse de risque (ISO 27005), analyse d’impact sur la vie privée
    • Plan de traitement des risques et mise en œuvre de mesures de sécurité (ISO 27002)
    • Protection des données à caractère personnel et gestion de la conformité
    • Sensibilisation, formation et sensibilisation vers les différents acteurs impliqués

    Que faire face à l’augmentation des cyberattaques ?

    By | Banque/Assurance, Chimie, Conformité, Hospitalier, Industrie, Info Sec, IT, Performance, Pharmaceutique, Public/Institutions, Sécurité de l'information, Transports Publics

    Contexte.

    “De nos jours, les médias renseignent régulièrement des attaques, piratages ou fuites de données dont sont victimes de nombreux organismes, tant publics que privés et ce tous secteurs confondus.  Pourtant, ces nombreux événements ne reflètent que la partie visible de l’iceberg du hacking.  Aujourd’hui les grandes organisations comme les petites et moyennes entreprises sont sous la menace de l’exploitation des vulnérabilités techniques inhérentes à tout système d’information.

    Le traitement de ces problématiques impose une gestion des vulnérabilités efficace, adaptée au contexte de l’organisation et mise en oeuvre de façon transverse autour des trois piliers que sont le processus, la technologie et les individus :

    • Processus
      Le processus générique de gestion des vulnérabilités s’appuie notamment sur le modèle ITIL et s’intègre avec les autres processus IT existants.
    • L’aspect technologique implique :
      • la mise en place d’un outil de scan permettant d’automatiser les activités de recherche et d’évaluation des vulnérabilités.
      • une veille technologique afin d’être informé rapidement de l’existence de nouvelles vulnérabilités et des correctifs de sécurité associés.
    • Individus
      Souvent négligée, l’implication de tous les acteurs n’en est pas moins indispensable à une approche efficace des vulnérabilités.

      1. Le management doit être informé de la valeur et de l’intérêt du programme afin d’allouer les ressources nécessaires à sa mise en oeuvre.
      2. Les directions métier et le département informatique doivent clairement identifier les impacts opérationnels, budgétaires et logistiques du programme (gestion des priorités, détection des coûts cachés, …).

     

    Solutions

    Les consultants de Mielabelo mettent en oeuvre ces solutions transverses impliquant processus, technologie et personnes.

    Au quotidien, ils assurent :

    • La formalisation de processus de gestion des vulnérabilités, adapté au contexte et aux besoins de l’organisation
    • La sélection d’outils informatiques adaptés au contexte et aux réalités de l’organisation
    • La mise en place de la gestion des vulnérabilités au sein des équipes et la gestion du changement inhérente à ce type de projet
    • La mise en oeuvre d’initiatives transversales et complémentaires telles que la sensibilisation des personnes impliquées et l’intégration de la sécurité dans les projets informatiques

    L’accréditation dans le secteur hospitalier

    By | Alignement, Conformité, Direction commerciale, Direction Exploitation, Direction Générale, Gestion de projets, Gouvernance, Hospitalier, IT, Logistique, Production, Qualité, Qualité/Validation, Quartiers Opératoires | No Comments

    Contexte.

    De nombreux hôpitaux à Bruxelles et en Wallonie se lancent dans un processus d’accréditation.

    Besoin de certifier leur démarche d’amélioration ? De renforcer leur trajet Qualité, épée de Damoclès dans un contexte changeant ?  Effet de mode ? Mimétisme avec nos voisins français ? …  Les raisons de ce changement sont multiples ! C’est en tout cas une démarche qui fait actuellement son chemin dans le secteur hospitalier.

    Mielabelo et l’UCL Mons se sont associés pour tirer quelques enseignements des premières mises en oeuvre de ces trajets d’accréditation.

    Le questionnaire a été testé avec des coordinateurs qualité (généralement en charge de l’accréditation).  Une quarantaine d’hôpitaux ont été sollicités pour participer au sondage, en Wallonie et à Bruxelles.

    Quels sont les principaux écueils des démarches d’accréditation actuelles ?

    Gestion des priorités.
    Pour 40% des répondants, l’accréditation en soi n’est pas réellement une priorité, même si la qualité des soins reste un objectif fondamental des hôpitaux. En effet, les ressources des hôpitaux sont parois absorbées par des projets d’infrastructure qui prennent beaucoup d’énergie, des Rapprochements, fusions, synergies qui induisent des perturbations organisationnelles importantes, etc.

    Un pilotage top-down
    Près de ¾ des initiatives proviennent d’un organe de Direction ou de décision à haut niveau; la Direction Générale, en plus d’y voir une contribution à sa démarche qualité, y perçoit un avantage intrinsèque par rapport à des attentes, à venir du SPF.  Un élément très favorable dans ce contexte est d’obtenir un soutien important au sein de l’Institution et, de ce fait, associer des projets connexes (ex: gestion électronique des documents) à la démarche.

    L’accréditation des hôpitaux relève de la volonté d’un Comité de Direction (au sens large) qui anticipe un changement réglementaire.  Elle est semblable aux démarches qualité (type ISO 9001) qui ont débuté il y a 30 ans dans l’industrie.  Il s’agit de mettre en place une « Culture Qualité », supportée par un Système de Gestion de la Qualité (QMS).  Les bonnes pratiques industrielles – et elles sont nombreuses – pourraient donc être largement mises à profit dans ce contexte.

    L’accréditation apparaît donc principalement comme une démarche Top-Down.

    Un déficit d’appropriation sur le terrain
    L’accréditation est certes bénéfique à l’Institution et aux patients mais le personnel de terrain ne semble pas en retirer un bénéfice direct.  Le risque existe donc que la démarche s’essouffle après l’obtention du précieux sésame.

    La mise en œuvre demande beaucoup d’énergie et de créativité aux coordinateurs qualité qui n’ont pas toujours l’expérience et l’accès à un référentiel de bonnes pratiques de mise en œuvre alors que ces approches existent dans d’autres secteurs.

     

    Solution

    La démarche d’accréditation devra donc, au-delà de la formalisation de standards, produire des améliorations opérationnelles pragmatiques et palpables pour le personnel et mener à la mise en œuvre d’un écosystème de gestion de la qualité impliquant le terrain, au-delà même de la coordination qualité.  Pour la pérennisation de l’accréditation, la mise en œuvre d’un Change Management opérationnel est une étable incontournable.

    Dans ce type de démarche d’accréditation, il est dès lors essentiel:

    • d’impliquer le Comité de Direction afin de rendre visible le projet et de le soutenir pendant toute sa durée,
    • d’investir dans un programme de sensibilisation et d’information des différents types de personnel (médical, paramédical, administratif, etc.), idéalement au travers d’une plateforme centrale de type portail,
    • de mettre en oeuvre une structure de relais qualité afin d’intégrer la démarche au coeur même des services de l’hôpital mais aussi de pérenniser la démarche d’amélioration,
    • de se doter des outils requis afin de gérer facilement la documentation produite et de la rendre facilement traçable et auditable,
    • de s’inspirer des bonnes pratiques de gestion de systèmes Qualité en recourant à du soutien externe spécialisé, le cas échéant.”

    La gestion temps réel des projets d’amélioration par l’Obeya (Lean Management)

    By | Banque/Assurance, Chimie, Direction commerciale, Direction Exploitation, Direction Générale, Gestion de projets, Gouvernance, Hospitalier, Industrie, IT, Logistique, Opex, Performance, Pharmaceutique, Production, Public/Institutions, Qualité, Transports Publics

    Contexte.

    Le pilotage des projets, quels qu’ils soient, donne souvent lieu à une structure assez statique se limitant à des réunions de revue d’avancement où les participants ne sont pas toujours tous pleinement concernés et impliqués.  Généralement tenues a posteriori, ces réunions ne disposent que de peu de possibilités de réaction rapide.

     

    Solution

    Pour suivre efficacement un projet en temps réel, il convient de rassembler les informations du projet et les intervenants dans un même lieu afin de pouvoir prendre rapidement et régulièrement des actions de remédiation. Baptisée « salle Obeya », cet endroit s’inscrit comme un outil classique des approches Lean.   Cette salle de pilotage est une déclinaison intégrée du “visual management” qui a pour objectif d’assurer l’alignement des activités de projet avec les attentes et les besoins des Clients.

    Quels sont les rôles d’une salle Obeya ?

    • Créer un espace partagé (avec les acteurs du terrain) où différents indicateurs pertinents sont rassemblés. Elle doit disposer les éléments matériels comme des tableaux fixes ou amovibles, des tableaux papier, …
    • Intégrer le plus clairement possible ce que le Client veut, pas ce qu’on peut lui fournir mais aussi ce dont le Client se plaint et ce qu’il craint.
    • Donner un état de l’attente des objectifs (on y arrivera ou pas?) en quelques indicateurs et tableaux.
    • Permettre, en plus d’un affichage des résultats, une analyse en temps réel des problèmes.

    Truffée d’indicateurs du déploiement de la solution en cours et des problèmes rencontrés, la salle Obeya sera donc également un espace de recherche de solutions et de résolutions immédiates.

    Ces éléments sont agencés selon trois grandes zones :

    • La zone donnant la cible : on y retrouve les objectifs du projet (stratégiques, financiers, commerciaux, organisationnels, …) qui sont souvent décrits dans un PID ou un «project charter ». On y retrouve aussi la Voix du Client (VoC) càd les attentes spécifiques, quantifiées et précises (ex : Nous devons pouvoir créer un contrat d’assurance en moins de 40 minutes).  De la même manière, on y rassemble des dessins ou des écrans de la solution à implémenter, de manière à garder en tête ce que le Client a demandé de recevoir ;
    • La zone « santé du projet » : on va y présenter des plannings macro (un gantt chart) mais aussi le planning des équipes (qui fait quoi dans les prochains jours). On y place aussi les indicateurs du projet.  Ces derniers doivent être très spécifiques et donner une vision univoque sur la progression du projet ;
    • La zone des problèmes : les projets connaissent généralement des soucis. La puissance de la salle Obeya est justement d’adresser les problèmes en temps réel par les outils du Lean management (analyse des causes, 5 Pourquois, …) et de proposer des remèdes rapides et pragmatiques (kaizen) avant que les écueils ne s’accumulent.

    La réalisation pratique ne nécessite pas toujours un local dédié ; des agencements de panneaux peuvent également être prévus.

    L’Obeya peut également être supportée de manière numérique par des applications mobiles gratuites, permettant une modification simple et dynamique du statut des activités de projet ou autres.

    L’intérêt de l’approche repose sur :

    • Une mobilisation et une participation des intervenants impliqués directement dans la problématique discutée,
    • Un moment court (15 minutes) de réunion, à fréquence rapide (quotidienne), pour adresser les problèmes du moment,
    • Une discipline d’équipe qui crée un rituel de concertation et d’échange, facilitant la transformation.